[źródło zdjęcia: flickr; licencja Creative Commons (CC BY 2.0)]
W obecnej sytuacji wielu z nas przeniosło swoją działalność do Internetu. Pracujemy zdalnie, z kontrahentami prowadzimy rozmowy mailowo, telefonicznie, czy na platformach takich jak np. Zoom. Nadal jednak zawieramy nowe umowy. Jak to zrobić, kiedy z uwagi na nasze bezpieczeństwo i zdrowie, nie chcemy spotkać się z drugą stroną?
Nie sposób zliczyć, ile umów zawieramy każdego dnia. Nawet wydanie towaru w sklepie spożywczym jest umową. Zawartą w formie ustnej. Z ustnymi umowami mamy jednak ten problem, że ich treść trudno odtworzyć nawet przy dobrej woli obu stron. Dlatego istotniejszych dla nas umów, czy opiewających na większą sumę, nie zawieramy „na gębę”. Chcemy mieć przecież dowód, jakiej treści była dokładnie dana umowa.
W tym celu, klasycznie, umowy zawieramy w formie pisemnej. Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Sama treść dokumentu może być przygotowana (spisana) np. na komputerze, czy przez osobę trzecią. Kluczowe jest bowiem własnoręczne podpisanie dokumentu przez daną osobę. Ten „niepowtarzalny znak graficzny, charakterystyczny dla danej osoby, indywidualizujący tę osobę w obrocie prawnym” (J. Grykiel [w:] Kodeks cywilny, t. 1, red. M. Gutowski, 2018, kom. do art. 78) musi być odręczny. Jak wskazuje orzecznictwo, podpisanie dokumentu pismem maszynowym nie spełnia wymagania własnoręczności podpisu zawartego w art. 78 (tak: wyrok SN z 8.05.1997 r., II CKN 153/97, LEX nr 55391). Do zachowania formy pisemnej nie wystarczy skan wysłany mailem czy też faks. Musimy mieć kartkę papieru na której dana osoba osobiście złożyła swój podpis.
Innym sposobem zawarcia umowy w formie pisemnej jest przewidzianą przez przepis art. 78 Kodeksu cywilnego jest wymiana dokumentów między stronami. Zgodnie z regulacją kodeksową, polega ona na wymienieniu się dokumentami obejmującymi treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Znów musimy mieć własnoręcznie podpisany dokument, jednak tutaj nie musimy się spotykać. Wystarczy taki dokument wysłać pocztą lub kurierem.
Możemy zawrzeć też umowę w formie elektronicznej. Stanowi ona dla nas taką samą gwarancję jak klasyczna forma pisemna, bowiem zgodnie z regulacją prawną zawartą w prawie cywilnym, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Zgodnie z art. 781 § Kodeksu cywilnego do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Niestety, ten ostatni element może być problematyczny. Zgodnie z art. 3 pkt 12 rozporządzenia eIDAS (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) nr 910/2014 z 23.07.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257, s. 73).) „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Mówiąc prościej: aby posługiwać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, trzeba kupić specjalne urządzenie, które na to pozwala. Trzeba zwrócić uwagę, że podpis elektroniczny dostępny dla obywateli na platformie ePUAP pozwala wyłącznie na komunikację z administracją publiczną. Nie można „podpisać ePUAPem” dokumentów w obrocie prywatnym.
Nowelizacja Kodeksu cywilnego sprzed kilku lat do powyższych form dodała nową: formę dokumentową. Zgodnie z art. 772. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Owym „dokumentem” w rozumieniu prawa cywilnego jest „nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”, czyli np. wiadomości e-mail, smsy, wszelkie pliki komputerowe, w tym np. również graficzne. Konkludując, forma ta przypomina formę elektroniczną, nie ma jednak wymogu posługiwania się kosztownym podpisem elektronicznym zabezpieczonym kwalifikowanym certyfikatem. Jest zatem o wiele mniej sformalizowana. Wystarczy, by dokument był możliwy do zachowania i odtworzenia. Wystarczy zatem że będzie to plik do zapisania na dysku twardym.
Należy pamiętać, że o ile w umowie nie zastrzeżemy inaczej, forma pisemna, dokumentowa, czy elektroniczna zastrzeżona jest tylko do celów dowodowych, czyli w wypadku sporu między stronami brak jej zachowania może mieć wpływ na to, co będzie mogło być przedstawione jako dowód sądowi. Jeżeli chcemy zastrzec daną formę do ważności danej umowy, czy też jej zmiany (np. w formie aneksu) powinno się to znaleźć wyraźnie w treści danej umowy.
Najnowsze komentarze